KENEXOS® - Die smarte Facility Management Software
Die individuell erweiterbare CAFM Software KENEXOS® sorgt bei Facility Services für eine reibungslose, vernetzte und vorausschauende Verwaltung und Bewirtschaftung Ihrer Gebäude.
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Digitalisieren Sie Ihre Gebäudeverwaltung
Die Gebäudeverwaltung ist ein wichtiger Aspekt in der Verwaltung von Gebäuden und Anlagen. Jedoch kann das Verwenden von analogen Hilfsmitteln ein Nachteil sein. Diese Hilfsmittel umfassen beispielsweise Papier, Stift, Telefon und persönliche Besuche. Durch die Verwendung dieser Mittel ist es schwierig, ein professionelles Setup für die Immobilienverwaltung zu implementieren — ein gravierender Fehler, wenn man bei der Betrachtung der Marktübersicht den deutlichen Trend zu schnellen, datengetriebenen Lösungen betrachtet. Es gibt mit analogen Mitteln auch keine Möglichkeit, eine virtuelle Datenbank aufzubauen, um Informationen langfristig zu digitalisieren, zu speichern und zu organisieren. Die Verwendung von Papier ist auch problematisch, da es leicht verloren gehen oder beschädigt werden kann. Dadurch kann wichtige Information verloren gehen und die Beschaffung dieser verloren gegangenen Informationen ist meist schwer bis unmöglich. Persönliche Besuche sind ebenfalls ineffektiv, da sie zeitaufwendig sind und es schwierig ist, alle notwendigen Informationen zu sammeln. Die Verwendung digitaler Hilfsmittel kann diese Probleme lösen, da sie eine einfachere und auf Anwender bezogene Möglichkeit bieten, Informationen zu speichern und zu organisieren. Durch die Implementierung einer cloud-basierten oder on-premise basierten Anwendung kann Ihr Unternehmen bei der Organisation und Betreuung von Liegenschaften effektiver arbeiten und schneller auf Probleme reagieren.
Eine vernetzte Landschaft für die professionelle Instandhaltung Ihrer Assets — schnell und einfach
Die CAFM Software KENEXOS® ermöglicht Facility Managern den papierlosen und profitablen Betrieb ihrer Gebäude. Statt einer eingeschränkt nutzbaren Insellösung für einzelne Prozesse schafft KENEXOS® eine vernetzte Landschaft, in dem sämtliche Prozesse nahtlos und ohne Medienbrüche abgebildet werden können. KENEXOS® bietet als ganzheitliche CAFM-Software eine Vielzahl an Modulen, die Sie beim Betrieb, der Bewirtschaftung und der Instandsetzung Ihrer Gebäude unterstützen, wie z.B. für die Belegungsplanung, die Schlüsselverwaltung, das Reinigungs- und Flächenmanagement oder ein zentrales Ticketsystem. Sie hilft dabei, Dokumente effizienter zu verwalten, die Einhaltung von Vorschriften zu erfüllen, tägliche Aufgaben und Inspektionen umzusetzen, das gesamte Team auf dem aktuellsten Stand zu halten und somit die Service-Qualität des Unternehmens zu steigern — und das alles durch eine cloud-basierte Lösung, die stets den Überblick über Ihre Assets und Facilities verschafft.
Die mobile App für Ihr digitales Immobilienmanagement
Die unschlagbaren Vorteile einer CAFM Software
Die KENEXOS® Gebäudemanagement App ist dabei ohne lokale Installationen standortunabhängig verfügbar – auch im Offline-Modus. Binden Sie Dienstleister und Subunternehmer einfach und sicher und in Ihre Prozesse ein und gewährleisten so einen reibungslosen, übersichtlichen Informationsaustausch am Arbeitsplatz. Durch eine schnelle Aufgabenverteilung innerhalb Ihres Mitarbeiter- und Dienstleisternetzwerks sowie einem ganzheitlichen Predictive Maintenance-Ansatz sichern Sie sich langfristig die Rentabilität bei Einsätzen.
Stärken Sie die Beziehung zu Ihren Kunden und Subunternehmern im Gebäudemanagement, indem Sie schnell und unkompliziert auf dringende Einsätze reagieren. KENEXOS® bietet eine zentralisierte Kommunikationsplattform, mit der Einsätze direkt und ohne Missverständnisse bearbeitet und koordiniert werden können. Durch den standortunabhängigen Zugriff auf alle eingehenden Anfragen sowie Störungsmeldungen und deren Koordinierung geben Sie Prioritäten in Windeseile an die richtige Stelle weiter, um die Störung umgehend zu beheben. So verwaltet man Gebäude und Anlagen heute!
Kommt es im Zuge von Instandhaltungsmanagement zu ernsthaften Störungen, Problemen oder notwendigen Wartungen in einem Ihrer Gebäude, brauchen Sie den richtigen Ansprechpartner dafür, der nicht nur sofort zur Stelle ist, sondern auch über das notwendige know-how verfügt. Durch eine zentrale Anlage Ihres gesamten Netzwerks an Subunternehmern verfügen Sie an jedem Ort zu jeder Zeit die Informationen des passenden Ansprechpartners. Greifen Sie von unterwegs über das Smartphone auf Ihre Datenbank und das zentrale Service-Ticket System zu. Erstellen Sie eigene Aufgaben und Teampläne und behalten Sie stets alle laufenden Aufträge im Blick. Optimieren Sie mit KENEXOS® auch die First Time Fix Rate durch eine ressourcenschonende Einsatzplanung der Service-Techniker in Echtzeit. Die Software bietet alles, was Sie für den Projektalltag benötigen, wenn es schnell gehen muss. Sie umfasst alle Leistungen für ein messbar zeitschonendes Zusammenarbeiten bereits im Standard Funktionsumfang.
Eine umfangreiche Anlage und Verfügbarkeit notwendiger technischer Unterlagen wie Datenblätter, Baupläne, Wartungs- und Instandhaltungshistorien und mehr garantieren schnelle, kosten- und ressourcenschonende Wartungsarbeiten Ihres Gebäudes oder Ihrer Anlage. Der einfache, modulare Aufbau technischer Unterlagen innerhalb der KENEXOS® Gebäudemanagement App erleichtert nicht nur das Mängelmanagement bei der Inspektion der Liegenschaft, sondern erweist sich auch langfristig als wichtige Informationsquelle für Inventarisierungen und Instandhaltungsplanungen.
Die wichtigsten Funktionen einer CAFM-Software im Überblick
Die Relevanz der verschiedenen Funktionen in der Immobilienmanagement-Software variiert individuell und es obliegt ausschließlich Ihnen, zu entscheiden, welche Features für Sie und Ihr Team im täglichen Berufsleben als Facility Manager von größer Bedeutung sind. In der Folge haben wir einige Funktionalitäten katalogisiert, welche in keiner professionellen Facility Management-Software fehlen dürfen.
Raum- und Flächenmanagement mit CAD-Anbindung
- Sämtliche Areale in Ihrem Bauwerk werden mittels CAD-Technologie als digitalisierte Grundrisse aufgezeichnet. Jene sind nun zu jeder Zeit mittels Ihres CAFM Programms einsehbar. Jeder Raum wird individuell mit Nutzungszwecken versehen, beispielsweise.
- Wohnen und Aufenthalt
- Büroarbeit
- Produktion
- Bildung, etc.
Dies stellt das Herzstück eines FM Systems dar. Durch den Zugriff auf diese Daten ist es Ihnen möglich, verschiedene Projekte detailliert zu planen und deren Kosten realistisch zu kalkulieren, z.B.: Das stellt das zentrale Element eines Facility-Management-Systems dar. Sobald Sie auf diese Informationen zugreifen können, sind Sie in der Lage, verschiedene Vorhaben gründlich zu durchdachten und deren finanziellen Aufwände realistisch zu kalkulieren.
Zum Beispiel:
- Welche Räume sind vermietet und an wen?
- Welche Räume müssen beheizt werden?
- In der Grafikabteilung soll mehr Personal eingestellt werden. Ist genug Platz vorhanden? Wohin könnte die Abteilung umziehen? Welche Räume können Sie zusammenlegen?
- Wieviele Quadratmeter Fenster und Boden sind zu reinigen?
- Wieviele Quadratmeter Wand sind zu streichen?
- Wie sieht die derzeitige Bettenbelegung im Krankenhaus aus?
- uvm.
Instandhaltung und Wartung
Es obliegt Ihnen als Betreiber Ihrer Immobilien, regelmäßig Wartungen Ihrer technischen Objekte wie Heizungs-, Klimatisierungs- und Aufzugssysteme durchzuführen. Hierbei unterstützt Sie KENEXOS® bei der zeitlichen Planung sowie der Optimierung der Instandhaltungsprozesse. Dank automatischer Benachrichtigung behalten Sie stets bevorstehende Termine im Blick und können entsprechende Wartungsaufträge sowie Personaleinsätze koordinieren.
Energiemanagement
Laut GEFMA stellen Energiekosten bis zu einem Drittel der Gesamtkosten für den Betrieb eines Objekts dar. Sie sollten sich daher die Daten des Wartungs- und Instandhaltungsmoduls zu Nutze machen, indem Sie regelmäßig die Zählerstände dokumentieren und den Verbrauch von Gas, Wasser, Strom etc. berechnen. Auf diese Weise können Sie entsprechende Empfehlungen zur Handlung ableiten und Einsparpotentiale identifizieren. In diesem Modul fließt oft auch das Umweltmanagement mit ein, sodass Sie auf Basis der protokollierten Werte z.B. den CO2-Fußabdruck Ihres Betriebs berechnen und staatlich geförderte Optimierungen ableiten können.
Dokumentenverwaltung
Ein unverzichtbares Merkmal einer CAFM Softwarelösung ist zweifellos die Funktion des papierlosen Dokumentenmanagements. Durch diese Funktion haben Sie immer und überall Zugriff auf alle relevanten Immobilienverträge sowie Dokumentationen, die im Rahmen Ihrer Betreiberpflicht von Bedeutung sind.
Berichte, Dashboards und Analysen
Es sollte selbstverständlich sein, dass jede FM-Software eine umfassende Berichtsfunktion bietet, mit der Sie aktuelle Berichte aus verschiedenen Bereichen erstellen können. Sie sollten stets Ihr Budget im Blick behalten und Kalkulationen und Prognosen für unterschiedliche Szenarien erstellen können.
Facility Management Software richtig im Unternehmen einbinden und nutzen
Wenn es darum geht, eine CAFM Lösung zur Verwaltung und Wartung von Immobilien im eigenen Unternehmen einzurichten, sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Eine passende Infrastruktur ist erforderlich, um die Software reibungslos ausführen zu können. Zudem ist es wichtig, die richtige Schnittstelle zwischen der neuen Software und vorhandenen Systemen im Unternehmen zu wählen, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten. Die Datenhaltung und Datenqualität müssen jederzeit im Blick behalten und sorgfältig geplant sowie gepflegt werden, um sicherzustellen, dass die Informationen, die die Software nutzt, korrekt und vollständig sind. Dies ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen wichtig, da dort eine saubere Datenhaltung — wie zum Beispiel Gebäudedaten, Infos über bauliche und technische Anlagen oder sogar Informationen zu Fristen — oft eine große Herausforderung darstellt.
Eine verzahnte Arbeitsweise im Team ist ebenfalls unverzichtbar, um sicherzustellen, dass die Implementierung der FM-Software effektiv vonstatten geht und alle nützlichen Vorteile der Gebäude-Software bzw. des Gebäudemanagements tatsächlich in der Praxis genutzt werden. Was ist konkret damit gemeint? Ganz einfach: Anstatt das Team in ihren Tätigkeiten und Kommunikationswegen aufzuteilen, sollten alle miteinander an einem Tisch sitzen. Dazu gehört der gleichwertige Austausch von Unterlagen und Projektinformationen und sogar kurze, oftmals nebensächliche Abstimmungen. Eine Verzahnung der Prozesse ist jedoch nur dann richtig möglich, wenn die richtigen Tools genutzt werden.
KENEXOS® ist hier genau die richtige Lösung, die Sie branchenübergreifend von Beginn an an der Hand nimmt. Der modulare Aufbau macht es so einfach wie nie zuvor, strategisch und mit Fokus auf das Kerngeschäft die Verwaltung von Gebäuden deutlich zu vereinfachen. Dabei brauchen Sie im Unternehmen eine durchgängig transparente Kommunikation zu Manager und Arbeiter in Bezug auf die Nutzung der Software und die damit verbundenen Prozesse zu gewährleisten, damit alle im Team beteiligten in der Lage sind, sie effektiv zu nutzen und den vollen Nutzen aus ihren Funktionen zu ziehen. Zusammenfassend ist eine sorgfältige Planung und Umsetzung der CAFM-Software unerlässlich, um sicherzustellen, dass sie die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt und einen Mehrwert bietet, indem sie die Effizienz und die optimale Nutzung von Ressourcen verbessert.
Die Vorteile für Facility Manager
Schnelle Reaktionszeiten durch digitales Störfallmanagement
Effiziente Koordinierung von Subunternehmern
Schnelle und zielführende Aufgabenzuweisung
Detaillierte technische Dokumentation für optimierte Wartungsarbeiten
Behalten Sie mit KENEXOS® jederzeit den Überblick
KENEXOS® News aus der Praxis
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