3 Insider-Tipps für Rechtskonformität in der digitalen Baudokumentation
Oftmals wäre es sehr wünschenswert, wenn Sie sich ausschließlich auf die Planung und Realisierung eines Bauprojekts konzentrieren könnten, nicht wahr? Leider fordern Behörden mehr ein - Laut der HOAI, der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, sind Sie dazu verpflichtet, den Bauablauf vollständig und einwandfrei, aber auch transparent nachvollziehbar festzuhalten.
Die Dokumentation in einem Bautagebuch sollten Sie jedoch nicht nur vornehmen, weil es per Gesetz von Ihnen verlangt wird. Sie sollten diese Aufgabe auch zu Ihrem eigenen Interesse ganz oben auf die Prioritätenliste setzen. Indem Sie jeden Arbeitsschritt ausführlich und vollständig festhalten, können Sie im Nachgang beweisen, dass Sie Ihre Leistung ordnungsgemäß erbracht haben.
Sollte es zu einem juristischen Prozess kommen, in dem Ihnen Fahrlässigkeiten unterstellt werden, können Sie jederzeit das Gegenteil beweisen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dafür sorgen, dass Ihre Dokumentation im Bautagebuch jederzeit Bestand hat und wie Sie mit KENEXOS® als mobile Baustellen App eine entsprechende Dokumentation durchführen.
Tipp #1: Rufen Sie sich die Vorteile der rechtskonformen Baudokumentation immer wieder ins Gedächtnis, um die Dringlichkeit und Priorität immer auf dem Schirm zu haben.
Ein effektiver Weg, Dokumentations- und Beweispflichten nicht in Vergessenheit geraten zu lassen ist, sich den möglichen Folgen und der damit einhergehenden Priorität jederzeit bewusst zu sein. Bei gerichtlichen Auseinandersetzungen haben Sie zweifelsfrei mit schwammigen oder unverständlichen Beweisen aus einem lückenhaften Bautagebuch schlechte Karten. Eine gute Dokumentation dagegen sorgt bei einer Unklarheit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber jederzeit für eine solide Beweislage. Es gibt aber noch zahlreiche weitere Vorteile, die Ihnen dabei in die Hände spielen:
- Deutliche Minimierung des Haftungsrisikos
- Mehr Klarheit bei einem Soll-Ist-Vergleich im Zuge von terminlichen und vergütungstechnischen Nachträgen
- Bei Ansprüchen für oder gegen Sie sind Sie zu jederzeit argumentationsfähig
- Sie haben ein wirkungsvolles Mittel gegen Korruption am Bau in der Hand
- Sie können Abläufe und Mängel auch Jahre später lückenlos in der Bausoftware nachvollziehen
- Eine Kostenfalle kann früh und präventiv erkannt und behandelt werden
- In Zusammenarbeit mit externen Firmen behalten Sie den Überblick
- Rechtskonforme Abnahme im Zuge der Fälligkeiten von Werklöhnen, Honorare und Gewährleistungen
Tipp #2: Sorgen Sie von Anfang an für eine lückenlose Sammlung aller Unterlagen, um so bei Rückfragen aussagekräftig zu bleiben und sich vor nervtötender Nacharbeit zu schützen.
Die angefertigte Dokumentation muss auch innerhalb einer Bausoftware zahlreiche Anforderungen erfüllen: Sie muss vollständig, strukturiert, inhaltlich korrekt und vor allem unveränderbar oder revisionssicher sein. Darüber hinaus sollte sie auch für Dritte verständlich sein - mit analogen Mitteln wie Stift und Papier sind diese hohen Anforderungen denkbar schwierig sicherzustellen. Was ist konkret mit allen Parteien vereinbart worden? Wann hat sich was im Bauprojekt geändert? Wann wurden welche Kosten ermittelt und wie haben Sie sich verändert? Wer hat die Kostenänderungen genehmigt und überwacht? Alles Fragen, die in einem mobilen Bautagebuch umfassend dokumentiert werden müssen.
Lösungen wie ein entsprechendes digitales Bautagebuch hilft Ihnen dabei, alle Anforderungen genauestens einzuhalten. Während alle relevanten Änderungen innerhalb eines Bauprojekts über Jahre hindurch Berge an Zettel und Ordner verschlingen, werden diese Informationen in einer Bausoftware oder Bautagebuch App wesentlich effizienter und leichter nachvollziehbar aufgenommen, was allein schon durch die technische Architektur gewährleistet wird. Sind Sie einmal in den digitalisierten Prozessen gefestigt, müssen Sie sich um Verständlichkeit, Vollständigkeit und Rechtskonformität keine Gedanken mehr machen. Ein niedriger Akkustand wird hierbei die größte Sorge sein.
Tipp #3: Planen und dokumentieren Sie die Übergabe Ihrer Dokumentationsunterlagen und bewahren Sie diese für mindestens 5 Jahre auf.
Haben Sie die Baudokumentation in der Bautagebuch App vollständig durchgeführt, erfolgt eine Weitergabe Ihrer Unterlagen an Ihren Auftraggeber. Hier ist eine konkrete Abstimmung mit dem Auftraggeber ratsam. Da die Dokumentation im Bautagebuch im Laufe der Planungs- und Bauphase ständig weitergeführt und ergänzt wird, sollten entsprechende Meilensteine und damit in Verbindung stehende Absprachen eingeplant werden. Auch die finale Übergabe der Dokumentationsunterlagen außerhalb der Bausoftware muss festgehalten werden, damit nachgewiesen werden kann, zu welchem Zeitpunkt die vereinbarten Leistungen erfüllt wurden.
Selbst wenn die Verantwortung über die Dokumentationsunterlagen nach der vollständigen Übergabe erst einmal wegfällt, müssen die Unterlagen mindestens fünf Jahre im Nachgang noch jederzeit auffindbar und griffbereit sein. Gerade wenn entsprechende Fristen zur Vorlage gesetzt werden oder etwaige Gegenparteien auf eine Herausgabe drängen, ist ein nächtelanges Heraussuchen und Zusammensammeln aller Unterlagen das Letzte, was Sie wollen.
Das digitale Bautagebuch der KENEXOS® Bausoftware erspart Ihnen genau diese Arbeit. Durch geschützte, dedizierte Server stellen wir sicher, dass Ihre Dokumente für viele Jahre sicher gelagert sind. Die mobile Baustellen App kann die benötigten Infos in Windeseile aufrufen, sodass Sie diese nur noch entsprechend exportieren müssen - was ebenfalls gefühlte Stunden einspart, da die Bausoftware alle Dokumente sauber strukturiert und für alle Beteiligten lesbar bereitstellt.
Mit einem vollständigen und gut strukturierten Bautagebuch sind Sie jederzeit auf der sicheren Seite - ein Traum für jeden Architekten, Ingenieur oder Bauleiter. Digitale Prozesse sparen Ihnen bei diesem langfristigen und komplexen Vorgang enorm Zeit, Nerven und letzten Endes auch Geld. Steigen Sie also jetzt auf eine mobile Baustellen App um und verabschieden Sie sich von Stift, Papier, Klemmbrett, Excel und Co.
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