Digitales Bautagebuch – lästige Pflicht oder echter Problemlöser?

Das Bautagebuch bedeutet in vielen Fällen nervtötende Mehrarbeit nach Feierabend, viele umständliche Abstimmungsrunden oder eine unübersichtliche Ansammlung handschriftlicher Notizen, die nach einiger Zeit nicht mehr klar lesbar ist – und dann das Ganze noch digitalisieren? Wir zeigen Ihnen, warum ein digitales Bautagebuch in Verbindung mit einer Bausoftware zwar eine anfängliche Umstellung bedeutet, langfristig aber zum unverzichtbaren Problemlöser wird.

Das Bautagebuch dient bekanntlich in erster Linie dazu, tägliche Entwicklungen im Bauprojekt mit allen Details zuverlässig und aussagekräftig zu dokumentieren. Der Auftraggeber wird somit zu jeder Zeit über alle Änderungen hinreichend informiert und Sie selbst haben im Bautagebuch den gesamten Projektverlauf im Überblick. Ob es im Bautagebuch nun um den Beginn und die Fertigstellung von Bauarbeiten, um die Anzahl der Mitarbeiter vor Ort, um Wetterverhältnisse, um Aushändigungen von Unterlagen, Weisungen und Zusatzaufträge, die Anlieferung und Verwendung von Baustoffen oder um Mängel geht – das Bautagebuch enthält alle Infos über das Projekt und sollte somit auf keiner Baustelle fehlen.

Das Bautagebuch – für viele eine lästige Pflicht

Ob die Erstellung und Führung eines Bautagebuchs für Bauleiter verpflichtend ist, liegt in erster Linie dem Bauvertrag zugrunde. In der Regel enthält der Bauvertrag einen Verweis auf die HOAI, in welcher wiederum klare Grundleistungen festlegt. Gemäß der 8. Leistungsphase der HOAI wird die Dokumentation des Bauablaufs (z.B. Bautagebuch) explizit genannt (§ 34 HOAI i.V.m. Anlage 10 bzw. § 39 HOAI i.V.m. Anlage 11). Somit ist es durchaus eine allgemeine Pflicht, ein Bautagebuch zu erstellen, um damit den Bauablauf zu dokumentieren. Lediglich bei der Art der Dokumentation bleibt dem Bauleiter die freie Wahl zwischen der schriftlichen oder digitalen Form.

Das Bautagebuch ist somit ein nützliches Tool zum vollumfänglichen Erfassen des Projektablaufs und ist andererseits auch noch gesetzlich vorgeschrieben bzw. wird dem Bauleiter als Pflicht auferlegt. Ein Bautagebuch sammelt alle nur erdenklichen Informationen über den Arbeitsverlauf, die Material- und Ressourcenplanung und hält alle Absprachen, Frei- und Übergaben rechtskonform fest. Es ist sowohl die persönliche Richtschnur für einen erfolgreichen Projektabschluss als auch eine Sicherheit im Falle eines Rechtsstreits. Und trotzdem: Das Bautagebuch wird in vielen Fällen zunehmend vernachlässigt, raubt vielen Bauleitern Zeit und Nerven und wird damit als Teil der Digitalisierungsstrategie kaum beachtet. Warum ist das so?

Wie ein Bautagebuch zu Frust führt

Das Bautagebuch selbst oder die verwendete Bausoftware ist nicht das Problem und führt auch nicht zu Frust auf der Baustelle. Die Umsetzung des Bautagebuchs schafft die Probleme. Ein Großteil der Bauunternehmen arbeiten mit analogen und semi-digitalen Mitteln. Bei der Begehung der Baustelle wird ein Bautagebuch aus Papier und handschriftlichen Notizen geführt. Zahlen und Auswertungen werden in Excel gemäß der persönlich angewohnten Vorlage erstellt. Termine plant der Bauleiter ebenfalls über die eigene Kalender- oder Mail-App ein. Die Notizen, welche sich über Tag hinweg angehäuft haben und als “Bautagebuch” gelten sollten, werden am Ende des Tages irgendwo in entsprechenden Ordnern abgeheftet und nehmen zusätzlichen Platz auf dem Schreibtisch ein.

Ab einem bestimmten Zeitpunkt müssen nun Änderungen im Bautagebuch nachgeschlagen werden, die vor Wochen oder gar Monaten durchgeführt wurden. Die erste Herausforderung besteht darin, das Bautagebuch im Ordnerstapel zu finden. Sofern gefunden, bemerkt der Bauleiter, dass die meisten Notizen durch den Staub auf der Baustelle verschmutzt und zerknittert sind. Anmerkungen wurden mit der Zeit verwischt oder die Handschrift ist durch den Zeitdruck während der Baustellenbesichtigung von Anfang an unleserlich. Kleine Post-It-Zettel fielen bei der Ablage aus dem Ordner, die darauf enthaltenen Infos sind somit unauffindbar. 

Die Zahlen und Auswertungen in Excel müssen auch noch für das Partnerunternehmen oder die Gewerke exportiert werden. Also fährt der Rechner hoch und nach einigen Minuten ist man endlich in der richtigen Datei gelandet. Der Bericht ist formatiert, exportiert, abgespeichert und wird daraufhin dem Gewerk oder dem Partnerunternehmen per Dropbox zur Verfügung gestellt – nachdem er hierfür wiederum die Zugangsdaten gefunden und notwendigen Online-Speicher durch das wahllose Löschen abgelegter Dateien freigeschaufelt hat. Nach einigen Tagen erhält der Bauleiter die Rückmeldung, dass die Datei nicht korrekt lesbar ist, da es falsch formatiert wurde. Also geht das ganze Spiel von vorne los – und das, obwohl ohnehin schon ein durchgetakteter Arbeitstag hinter ihm liegt und nun noch mehr Überstunden auf ihn warten.

Das digitale Bautagebuch lässt aufatmen

Es dauert nicht lange, bis die Vorteile eines digitalen Bautagebuchs ersichtlich werden: Es spart Papier, es spart Zeit und lässt sich wesentlich leichter handhaben als ein analog angefertigtes Bautagebuch. Diese Vorteile haben auch zahlreiche Unternehmen in der Bau- und Immobilienbranche für sich entdeckt und genutzt. Eine Studie von PWC haben bereits mehr als die Hälfte der deutschen Bauunternehmen Erfahrungen mit digitalem Planen und Bauen gemacht und daraus spürbar Positive Resultate gezogen. Das Potenzial, der Wille und die Erkenntnis über die Vorteile sind bereits in den Köpfen der Unternehmer vorhanden.

Ein digitales Bautagebuch, welches durch eine entsprechende Bausoftware oder Bau-App aufrufbar ist, kann jederzeit und von jedem Ort aus vom Bauleiter und seinem Team gelesen, angepasst und verwaltet werden. Baupläne sind zentral und historisch gespeichert, alle Material- und Ressourcenplanungen sind einfach gegliedert. Änderungen, Erweiterungen oder Mängel können innerhalb der Software oder App direkt am digitalen Bauplan markiert und mittels Fotos, Skizzen, Kommentare oder Sprachnachrichten ergänzt werden. Hinweise, Ergänzungen und Anweisungen lassen sich leicht an jedes Teammitglied kommunizieren, was enorm viel Zeit spart. Digitale Bausoftware mit einem integrierten Bautagebuch wird ohne Zweifel in den folgenden Jahren mehr und mehr an Bedeutung gewinnen und wird im Zuge der ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie nicht mehr wegzudenken sein.

Mehr als ein Bautagebuch – digitale Lösungen für ein besseres Image und mehr Sicherheit

Das digitale Bautagebuch verschafft Bauleitern aber nicht nur einen Vorteil, weil die Baustellendokumentation und das Baumängel-Management einheitlich über eine Bausoftware oder Bau-App gepflegt wird. Auch das persönliche Image profitiert von einer lückenlosen und transparenten Baustellendokumentation. Auftraggeber, Gewerke, Partnerunternehmen, Subunternehmer und selbst das eigene Team werden dankbar sein für eine einheitliche, zentrale und saubere Aufbereitung dieser komplexen und gewichtigen Infos.

Im Ernstfall kann es auch zu Streitigkeiten kommen, was die Gewährleistung angeht. Oder es kommen Anschuldigungen im Bezug auf das Baumängel-Management auf. Sind diese Streitigkeiten unbegründet und die Anschuldigungen haltlos, muss dies auch entsprechend bewiesen werden. Eine unübersichtliche Ansammlung handschriftlicher Notizen würde die Beweisführung nicht nur erschweren, sondern auch unmöglich machen. Ein digitales Bautagebuch hingegen kennt kein Chaos. Alle projektbezogenen Unterlagen sind sekundengenau datiert und revisionssicher hinterlegt. Wird eine bestimmte Version eines Bauplans im Bautagebuch oder eine bestimmte Baufreigabe vor drei Jahren benötigt, ist sie jederzeit auffindbar. So stehen Bauleiter auf der sicheren Seite und können sich mit minutiös hinterlegten Informationen im Streitfall verteidigen.

Gewohnheit im Kampf gegen Veränderung

Auch wenn einige Unternehmen bereits bekannte und etablierte Büro- und Projektmanagement-Software zu einer Bausoftware oder einem digitalen Bautagebuch umfunktioniert haben – in den seltensten Fällen ist dies eine dauerhaft effiziente und produktive Lösung.

Die Einführung eines digitalen Bautagebuchs in Verbindung mit einer entsprechenden maßgeschneiderten Bausoftware bedeutet initial durchaus einen großen Umschwung, viel Mut und vor allem konsequente Entscheidungen. Wer jedoch die Vorteile daraus erkennt und versteht, wie viel Zeit und Mehrarbeit durch die Verwendung eines digitalen Bautagebuchs entfällt, für den ist die vergleichsweise kurze Eingewöhnungsphase kein Problem mehr.

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Digitale Lösungen kurbeln die Branche an – nutzen Sie den Aufschwung für sich?

Die Baubranche hält trotz der aktuellen Krise stand und nimmt sogar noch weiter zu. Innovative Technologien in allen Industriezweigen erfreuen sich höchster Beliebtheit und tragen zu produktiveren, schnelleren und größeren Bauprojekten bei. Entsprechende Bausoftware nimmt weiter an Nutzerfreundlichkeit zu und passt sich noch mehr der Branche, den Unternehmen und den physischen Produkten an. Wer jetzt auf digitale Lösungen setzt, spart nicht nur Zeit und Geld im Bauprojekt, sondern sichert sich dauerhaft einen Platz am Markt.