Mehr Zeit und Überblick beim Verwalten von Immobilien – mit der Hausverwaltungssoftware von KENEXOS®

Die täglichen Aufgaben von Hausverwaltern, Immobilienmaklern und Vermietern umfassen die Überprüfung von Bewerbern, routinemäßige Inspektionen, die Kommunikation mit Mietern, das Auflisten von leerstehenden Einheiten und die Überwachung von Zahlungen. Eine Verwaltungssoftware für Mieter und Eigentümer, aber auch für die Betreuung von Gewerbeimmobilien und sonstige Immobilienverwaltungen kann dazu beitragen, mit wenigen Klicks einen umfangreichen Teil dieser Aufgaben zu automatisieren und zu rationalisieren. Durch den Einsatz solcher Tools können Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen erzielt werden, ohne dass die menschliche Arbeitskraft wesentlich erhöht werden muss. Im Folgenden finden Sie einige der Vorteile einer solchen Software:

• Die automatische Überprüfung von Mietinteressenten ist ein unabdingbarer Schritt bei der erfolgreichen Vermietung von Immobilien, jedoch ist dieser Prozess äußerst zeitaufwendig. Anstatt diese Überprüfung an Fachleute auszulagern oder wertvolle Zeit in ihrer Eigenregie zu verwenden, können Vermieter auf ein Verwaltungstool zurückgreifen, um diesen Vorgang zu rationalisieren. Durch die Integration fortschrittlicher Algorithmen und die Einhaltung der vom Unternehmen vorgegebenen Regeln kann das Tool Hunderte von Bewerbern anhand verschiedener Kriterien wie Alter, Familienstand, Einkommensgruppe, Kreditgeschichte, Beruf und ähnlichen Faktoren bewerten und vergleichen. Einige Tools haben sogar Zugang zu Polizei-, Bank- und Steuerunterlagen sowie Datenbanken, um Hintergrundüberprüfungen durchzuführen und Vermieter vor betrügerischen Bewerbern zu schützen.
   
• Zweiseitige Kommunikation: Die Mietverwaltung ist eine Angelegenheit, die die Zusammenarbeit, Kommunikation und Beiträge beider Parteien erfordert - des Eigentümers und des Mieters. Softwareanwendungen für die Hausverwaltung bieten oft eine Mehrzweckplattform, die es beiden Parteien ermöglicht, auf sie zuzugreifen. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen den beiden Gruppen und erleichtern die Zahlungsabwicklung, Benachrichtigungen, Dokumentenablage, Einreichung von Anträgen und die Austausch von Informationen. Solche Werkzeuge erleichtern den Immobilieneigentümern die Kontaktaufnahme und die Echtzeit-Verfolgung der Anliegen ihrer Mieter. Durch die Verwendung solcher Tools können Immobilieneigentümer schnell auf Forderungen ihrer Mieter reagieren und somit Eskalationen vermeiden.
   
• Die Aufgaben eines Hausverwalters sind zahlreich, jedoch sind Buchhaltung, Zahlungsabwicklung und Buchführung normalerweise keine Bestandteile ihrer Stellenbeschreibungen. Ein zuverlässiges Hausverwalter-Programm ermöglicht Online-Zahlungen und Rechnungserstellung, das Ausdrucken von Quittungen und das Aufsetzen von Lastschriftvereinbarungen sowie die automatische Speicherung von vertraulichen Finanzdaten für Vermieter und Mieter — vor allem nützlich für die Nebenkostenabrechnung. Durch den Export und die gemeinsame Nutzung von Transaktionsdaten oder der Integration in das Buchhaltungssystem des Unternehmens können Fehler durch Doppelerfassungen reduziert und die Abhängigkeit von Buchhaltungsdienstleistern insbesondere während der Steuersaison verringert werden. Dadurch können zusätzliche Einsparungen bei der Buchhaltung erzielt werden.
   
• Zentralisierte Verwaltung: Die Verwaltung von Portfolios, die Dutzende oder Hunderte von Mieteinheiten umfassen, geht aufgrund ihrer Komplexität und des Umfangs weit über die üblichen Aufgaben eines Vermieters, eines kleinen Immobilienmaklers oder einer kleinen Hausverwaltungsfirma hinaus. Jedoch kann durch den Einsatz eines Hausverwaltungstools der Mietbetrieb schnell und systematisch wie eine Maschine betrieben werden, unabhängig davon, wie groß das Portfolio ist. Mit Hilfe von umfassenden und ins Auge fallenden Informationen, einschließlich einer großen Auswahl von Bildern, Grafiken und ansprechendem Bildmaterial, können selbst unerfahrene Vermieter die Kontrolle über ihre Vermietungsaktivitäten erlangen und aufrechterhalten.

In der heutigen fortgeschrittenen Zeit, in der zahlreiche Prozesse sowohl im eigenen als auch in Verbindung mit anderen Unternehmen ablaufen, wird es immer schwieriger, sich mit rein analogen Mitteln zu behelfen. Digitale Lösungen in der Haus- bzw. Immobilienverwaltung sorgen nicht nur dafür, dass unternehmensinterne Abläufe schneller durchgeführt werden können, sondern es können auch kritische Dokumente wesentlich sicherer über eine lange Zeit hinweg aufbewahrt werden. Es ist also in Summe erforderlich, zentrale Informations- und Kommunikationsquellen aufzubauen oder zu integrieren, damit all die notwendigen Prozesse zuverlässig, schnell und kostenschonend durchgeführt werden. Hierzu gibt es maßgeschneiderte Softwarelösungen wie KENEXOS, die gezielt auf die Bedürfnisse von Hausverwalter und Immobilienbesitzer eingehen und diese effektiv bedienen.

Kurz: Für jeden, der in der Hausverwaltungsbranche aktiv ist. Eine Studie des Zentralen Immobilien Ausschusses hat herausgefunden, welche Bereiche unter anderem wie gemacht für den Einsatz von Hausverwalter Software sind:

• Rechnungsverarbeitung (78 Prozent)
• Datenübertragung zwischen Systemen (67 Prozent)
• Controlling (55 Prozent)
• Dokumentenanalyse (54 Prozent)
• Mieterkommunikation (24 Prozent)

Eine Immobilien-Software, insbesondere die Hausverwalter-Software, stellt eine lohnenswerte Investition für Sie dar, wenn Sie daran interessiert sind, wichtige Geschäftsvorgänge wie Abrechnungen und Kommunikation mit Mietern zu automatisieren.

Im Wesentlichen können Sie durch den Einsatz einer Cloud-basierten Hausverwaltungssoftware Kosten für Hardware, wiederholte Investitionen in diese, sowie Betriebskosten einsparen. In der Regel kann die Implementierung von KENEXOS im Vergleich zu einer lokal installierten Lösung zu Einsparungen von 70 bis 80 Prozent führen. Viele Anbieter berechnen ihre Preise anhand der Anzahl der von Ihnen zu betreuenden Objekte und Einheiten. Unsere Preisgestaltung hingegen unterscheidet sich davon. Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Objekten und Einheiten organisieren. Allerdings profitieren Sie von sämtlichen Funktionsverbesserungen in der Zukunft, welche an anderen Stellen kostenpflichtig wäre.

Wir sind verantwortlich für die Themen Datensicherheit und Systembetrieb. Ein fester Preis pro Anwender wird von Ihnen entrichtet. Darüber hinaus ist unsere persönliche Unterstützung bei Problemen oder Fragen bereits in unseren Preisen enthalten. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern wird die Hausverwaltungssoftware von KENEXOS wie ein maßgeschneiderter Anzug angeboten und kann einfach an veränderte Bedingungen angepasst werden, sodass sie immer effizienter wird. Wir stehen Ihnen bei Bedarf gerne unterstützend zur Seite.

In der Vergangenheit waren es üblich, Softwareprodukte zu erwerben und sie anschließend auf dem eigenen Computer zu installieren, um sie nutzen zu können. Heutzutage spielt dieser Ansatz, auch bekannt als "On-Premises", weiterhin eine wichtige Rolle, da bei vielen Softwareanbietern die Möglichkeit besteht, eine Lizenz zu erwerben und die Software ohne Internetzugang zu nutzen. Allerdings hat sich der Trend des Cloud-Computing nun auch auf den Markt für Hausverwaltungssoftware ausgebreitet. Viele Anbieter bieten ihre Lösungen zur Hausverwaltung heutzutage als SaaS oder Cloud-Lösung an. Der Begriff "SaaS" steht dabei für "Software-as-a-Service".

Im Wesentlichen bedeutet dies, dass Kunden Software nicht mehr erwerben, sondern gegen eine monatliche Gebühr mieten. Die Nutzung erfolgt nicht lokal, sondern über das Internet. Hierzu besucht man die Webseite des Anbieters, loggt sich ein und kann die Software nutzen. Ein großer Vorteil besteht darin, dass man somit von überall und mit jedem Gerät auf die Software zugreifen kann. Lediglich ein Internetanschluss ist hierfür erforderlich.

Es bedarf einer individuellen Prüfung, um festzustellen, welche Lösung für ein Unternehmen am besten geeignet ist. Der Trend hin zum SaaS-Ansatz erfreut sich zunehmender Beliebtheit, da er zahlreiche Vorteile bietet. Nichtsdestotrotz ist beiderseits Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit im Zusammenhang mit einer webbasierten Hausverwaltungssoftware bestehen. Dennoch können zahlreiche Sicherheitsstandards Abhilfe schaffen, sodass dieser Aspekt nicht mehr wirklich gegen die Nutzung einer solchen Software spricht.

Eine professionelle, cloudbasierte Softwarelösung mit entsprechendem Funktionsumfang können in der Immobilienverwaltung Arbeitsprozesse optimiert und die Arbeitslast deutlich reduziert werden. Sowohl Wohnungseigentümergemeinschaften als auch Eigentümer, Mieter und Vermieter können komfortabel gesteuert werden. Wichtige Daten und Informationen können auf einen Blick abgerufen werden und es ist möglich, als Verwalter den Anforderungen an eine akkurate und transparente Dokumentation gerecht zu werden. Bei der Wahl einer passenden Softwarelösung sollte primär auf individuelle Anforderungen Rücksicht genommen werden. Die Vielfalt an Anbietern ist groß, daher empfiehlt es sich, mehrere Programme und Anwendungen zu vergleichen.

Neben einem entsprechenden Endgerät und einer stabilen Internetverbindung gibt es keine besonderen technischen Voraussetzungen für die Nutzung von KENEXOS. Ob das benutzte Endgerät dabei der stationäre Desktop-PC im Bürogebäude, das Tablet im Auto oder das Smartphone in der Hosentasche ist, spielt dabei keine Rolle. Auch ist die Internetverbindung für die Cloud-Synchronisierung zwar erforderlich, trotzdem läuft KENEXOS auch ohne Internetverbindung für die Dokumentation z.B. während einer Gebäudekontrolle mit dicken Wänden oder unterkellerten Bereichen. Sobald eine Verbindung zum Internet wieder ausreichend zur Verfügung steht, synchronisiert KENEXOS alle bisher getätigten Einträge mit der Cloud, sodass diese dem gesamten Unternehmen gleichermaßen zur Verfügung stehen.

Anders verhält es sich bei komplexen Implementierungen von KENEXOS bei großen Betrieben mit zahlreichen Anlagen und Geräten und einer großen Ansammlung an Stammdaten. Hier steht Ihnen unser Support zur Verfügung, um die individuelle Einbindung der KENEXOS Hausverwaltungssoftware zu beleuchten und unterstützend zu koordinieren.

Beim Erwerb einer Immobilienverwaltungssoftware sollten Vermieter, Makler und Hausverwalter verschiedene Aspekte in Betracht ziehen. Obwohl diese möglicherweise keinen großen Einfluss auf den NOI oder das Ergebnis des Unternehmens haben, können sie den Eigentümer und das Mieterlebnis, die Leistung und das Image des Unternehmens beeinflussen. Es gibt einige entscheidende Fragen, die vor der Wahl einer Immobilienverwaltungsapplikation sorgfältig abgewogen werden müssen.

• Usability: Weder Vermieter noch Mieter sollten eine Schulung für die Nutzung der Anwendung benötigen. Die Anwendung sollte einfach und intuitiv bedienbar sein, mit einer Nutzeroberfläche, die auch Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten auf Anhieb verstehen, sowie einem mobilfreundlichen Design. Vor der Entscheidung für eine bestimmte Technologie ist es immer sinnvoll, eine kostenlose Testversion oder eine Live-Demo vom Entwickler anzufordern.
   
• Die Bereitstellung von Systemen kann auf verschiedene Arten erfolgen, sei es cloudbasiert, lokal oder in einer hybriden Umgebung. Die Verwendung von cloudbasierten Systemen hat den Vorteil einer einfachen und wartungsfreien Hosting-Infrastruktur. Obwohl diese Option manchmal mit hohen Abonnementkosten einhergeht, bieten Cloud-Tools die Skalierbarkeit, die es Unternehmen ermöglicht, Änderungen in der Nachfrage und Produktivität nahtlos anzupassen. Bei lokalen Lösungen müssen Investitionen in Einrichtungskosten sowie Wartung, Updates, Upgrades und Gemeinkosten berücksichtigt werden. Zudem ist die Skalierbarkeit dieser Optionen direkt abhängig von der Größe der Investition, und jede Störung würde in der Verantwortung der Hausverwaltungsfirma liegen. Trotzdem bietet diese Option volle Kontrolle über die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften.
   
• Die Verfügbarkeit des Helpdesks ist unverzichtbar für Nutzer von cloudbasierten Software-Tools. Es ist nicht nur von Bedeutung, welche Art von Kundenerfolgs-Tools ein Anbieter zur Verfügung stellen kann, sondern auch, wie und zu welcher Zeit die technischen Fachleute erreichbar sind. Es ist ratsam, sich auf Anbieter zu konzentrieren, die neben E-Mail- und Telefon-Support auch einen Kundenservice-Chat über proprietäre Chatbotsysteme oder gängige Chat-Apps anbieten.
   
• Unterstützung bei der Verwaltung von Portfolios: Es ist erforderlich, dass Immobilienmakler verschiedene Immobilien gleichzeitig und professionell verwalten können. Dies beinhaltet Mehrfamilienhäuser, Wohnheime, Unterkünfte, Büros, Läden, industrielle Immobilien, Self-Storage-Räumlichkeiten und gemischt genutzte Areale. Auch Wohnanlagen, Siedlungen, Kasernen, Ferien-, Studenten- und Seniorenwohnungen können hinzukommen. Der Vermögensverwalter muss in der Lage sein, unabhängig von der Größe und Diversität des Portfolios dieses fachgerecht zu verwalten.