Wie Sie den Modern Workplace im Baubetrieb richtig kommunizieren und einführen

Die Begriffe, die in Zusammenhang mit Modern Workplace stehen, sind vielfältig und werden auch auf vielfältige Arten verstanden. Das Prinzip ist jedoch das gleiche: Eine digitale Arbeitsumgebung, in der die Mitarbeiter:innen kommunizieren, interagieren und zusammenarbeiten können, egal wo und egal wann. In diesem Beitrag gehen wir auf diese neue Form der Arbeit ein, warum sie besonders die Baubranche beflügelt und wie sie richtig organisiert wird.

Die Möglichkeiten, Software-Lösungen sicher in der Cloud zu nutzen, waren noch nie so vielfältig, einfach und vor allem preiswert. Der Sinn hinter der cloudbasierten Infrastruktur ist ein zentraler Ort, an dem sämtliche Informationen, Dokumente und Kommunikationswege zusammenlaufen und dort optimiert für den Arbeitsablauf genutzt werden. Diese Form des Modern Workplace bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die ein klassischer Arbeitsplatz nicht bieten kann:

 

  • Mobilität und Flexibilität
    Ein cloudbasierter Arbeitsplatz in Form einer Software oder App bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeiter:innen via Desktop-PCs, Tablets und Smartphones auf die Arbeitsumgebung zugreifen können. Administrative Tätigkeiten oder Projektarbeiten können dadurch auch von Zuhause oder Unterwegs durchgeführt werden, egal zu welchem Zeitpunkt. Das hohe Maß an Flexibilität erklärt sich somit ganz von selbst.
     
  • Digitale Workflows
    Was im klassischen Umfeld analog mit vielen beschwerlichen Handgriffen erledigt werden musste, kann im Modern Workplace automatisiert werden. Aber selbst wenn Prozesse nicht automatisierbar sind, ist das digitale Arbeiten deutlich schneller und gründlicher als das analoge Arbeiten.
     
  • Neue, effektive Kommunikationswege
    Jegliche Absprachen vor Ort in unnötig langen Meetings durchzuführen kostet Zeit, Geld und eine Menge an Nerven. Die Kommunikation in der Cloud bringt hier frischen Wind in die Arbeit. Mit kurzen Audio- oder Videokonferenzen können Themen kurzerhand besprochen und Verantwortlichkeiten geklärt werden. Natürlich gilt jedoch hier wie auch im traditionellen Umfeld: Meetings sollten kurz gehalten und auf das Wesentliche reduziert werden. Ausschließlich auf Videokonferenzen zu setzen könnte ebenfalls der verkehrte Ansatz sein. Eine gesunde Ausgeglichenheit ist demnach zu empfehlen.

 

Die Vorteile des Modern Workplace liegen also klar auf der Hand. Die größte Schwierigkeit jedoch ist, diesen neuen Arbeitsplatz richtig zu kommunizieren und den Wunsch danach sowie das Vertrauen und die Offenheit gegenüber den neuen digitalen Ansätzen im Team zu platzieren. Gibt es im Team kein Bewusstsein dafür, welche Vorteile der Modern Workplace mit sich bringt, kann jegliche Bemühung scheitern und Maßnahmen einer Digitalisierungsstrategie im Unternehmen endet in Frust und verbrannten Finanzen. Aus diesem Grund muss der Umschwung auf einen Modern Workplace gut organisiert und gleichermaßen gut kommuniziert sein.

Neue Workflows im Kampf gegen angewöhnte Strukturen

Die Enthusiasten und Visionäre, die sich jeder neuen technologischen Veränderung mit Begeisterung hingeben und gegenüber allem neugierig eingestellt sind, machen leider nur die Minderheit aus. Ihnen gegenüber stehen konservative Pragmatiker und sogar Skeptiker, die nicht mit jedem aufkommenden Hype mitschwimmen möchten und sich lieber auf eingesessene Abläufe verlassen. In der Regel lassen sich nur 34% der potentiellen Nutzer auf neue Technologien ein. Ganz gemäß dem Motto “never change a running system” werden neue Denkansätze im Keim erstickt in der Angst, bereits funktionierende Routinen könnten unwiderruflich außer Kontrolle geraten und alles lahmlegen.

 

In vielerlei Hinsicht ein Trugschluss, der so manche Unternehmen letzten Endes in den Ruin getrieben hat, da man sich vehement weigerte, neue Technologien und Trends für sich zu nutzen. Besonders in der Baubranche, ein Markt der übersättigt ist mit konkurrierenden Unternehmen, sorgt eine gesunde Offenheit gegenüber der Digitalisierung für ein dauerhaft sicheres Standing und ein wesentlich besseres Image. Aber die Einführung eines Modern Workplaces ist ein langfristiger Prozess, bei dem das gesamte Team an einem Strang ziehen muss.

Den Modern Workplace im Team etablieren – durch Bewusstsein und Begeisterung

Um neue Prozesse und Arbeitsmittel im Unternehmen platzieren zu können, muss die Begeisterung dafür geschaffen werden. Diese Begeisterung kann sich aber nur dann entwickeln, wenn das Bewusstsein für die Funktionen und die Vorteile des Modern Workplace geschaffen wird. Eine bloße Ankündigung, bei der die Benutzung neuer Software, Apps und Umgebungen ab dem Zeitpunkt X festgelegt wird, wäre grundlegend falsch.

 

Aus diesem Grund müssen Mitarbeiter:innen feinfühlig in die Funktionen und Vorteile des Modern Workplace eingeführt werden. Sind die technischen Zusammenhänge bekannt, gilt es, auf individuelle Fragen, Zweifel und Vorschläge ernsthaft einzugehen. Das gesamte Team muss das Gefühl haben, dass es aktiv mit in den Veränderungsprozess mit einbezogen wird.

 

Wurde ein Bewusstsein für die Funktionen geschaffen, geht es im nächsten Schritt darum, die praxisnahen Fähigkeiten zu schärfen, indem die Software oder die App Schritt für Schritt in die täglichen Aufgaben mit integriert wird. Wie so oft gilt hier das Prinzip: Übung macht den Meister. Bei regelmäßiger Benutzung gehen die Workflows Stück für Stück in gewohnte Routinen über und das Arbeiten erfolgt schneller und leichter.

Erfolgreiche User Adoption dank interner Verfechter

Um Mitarbeiter:innen während dieses EInführungsprozesses weiterhin zu ermutigen, hat sich der Aufbau eines sogenannten Verfechterprogramms in vielen Fällen bewährt. Verfechter sind ausgewählte Mitarbeiter:innen im Unternehmen, die bereits von den neuen Technologien und Prozessen überzeugt sind, diese aufgrund ihrer natürlichen Leidenschaft beherrschen und den Wandlungsprozess im Unternehmen aktiv mitgestalten wollen. Sie sind auch im Idealfall gerne bereit, ihre Begeisterung und vor allem ihr Wissen mit anderen zu teilen.

 

User Adoption hat also sehr viel mit der Veränderung der eigenen Einstellung, des Verhaltens und der Unternehmenskultur zu tun und ist deshalb mehr als nur ein technischer Wandlungsprozess. Der Modern Workplace in Form einer Bausoftware oder einer Bau App ist die ideale Möglichkeit, eine notwendige Veränderung innerhalb der Branche mit der Optimierung und Beschleunigung von unternehmensinternen Workflows zu kombinieren. 

 

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Über KENEXOS®

Mit der 2020 neu gegründeten Kreutzpointner Business Software GmbH (kurz KBS) setzt Kreutzpointner einen bedeutenden Meilenstein in der technischen Entwicklung der gesamten Unternehmensgruppe. Die Kreutzpointner Business Software GmbH konzentriert sich mit eigenständigem Geschäftsmodell auf die speziellen Anforderungen und digitalen Bedürfnisse von Industriekunden. Der operative Start ist im Oktober 2020 erfolgt.

 

Die KBS bietet mit KENEXOS® Unternehmenskunden eine individuell erweiterbare Applikationsplattform mit eigenen Softwareprodukten und ist fokussiert auf die Umsetzung von industriellen Anwendungen. KENEXOS® bietet eine moderne Web-Technologie für den Zugriff über verschiedenste Endgeräte und ermöglicht eine Integration mit vorhandenen Systemen via API-Schnittstelle. Zu den Standardmodulen gehören beispielsweise eine Baustellendokumentation, Aufgaben- und Ticketerfassung, Anlagenverwaltung und -wartung und viele mehr. Die Applikationsplattform steht sowohl für eine Inhouse-Installation  (On-Premise) oder als Cloud-Lösung (SaaS) zur Verfügung.

 

Die Ideen und die technische Basis für die Kreutzpointner Business Software GmbH wurden im Rahmen des unternehmensweiten „Research & Development“-Prozesses in den letzten Jahren erfolgreich entwickelt. Ergänzend zum Geschäftsbereich IT-Systeme rundet die neue Digitaleinheit das große Portfolio von Kreutzpointner ideal ab.

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